Акт на недостачу товара при приемке

Содержание

Правила заполнения акта о недостаче, выявленной при инвентаризации товаров, денежных средств в кассе – образцы

Акт на недостачу товара при приемке

На любом предприятии независимо от того, каким видом хозяйственной деятельности оно занимается, должен вестись строгий контроль соответствия количества материальных и денежных ценностей с имеющейся документацией.

Для обнаружения недостачи и проведения контроля регулярно организуется инвентаризация товаров или денежных средств.

[upto]

Назначение документа

В процессе инвентаризации может быть выявлена недостача. Это касается не только продуктовых магазинов, но и любого предприятия, складских помещений. Контролю и описи подлежат мебель, техника, трудовые книжки, документация.

Функции акта о недостаче следующие:

  • Позволяет определить точную сумму убытка.
  • Отображает сумму, которую руководитель может взыскать с материально-ответственного лица.
  • Используется для составления отчетности.
  • Позволяет определить уровень работы предприятия.

Если размер недостачи будет выше, чем допустимая норма, то в организации назначается служебная проверка для выявления виновного лица.

Что делать, если выявлена недостача при увольнении?

Как составить?

Для проведения инвентаризации товаров и денежных средств назначается комиссия, которая состоит из руководителя организации, бухгалтера и юриста.

Бланк должен быть заполнен в двух экземплярах.

Важно, чтобы все экземпляры содержали подписи материально-ответственного лица, бухгалтера и руководителя. Их отсутствие приведет к тому, что документ будет признан недействительным

При обнаружении нехватки товаров при инвентаризации

Чтобы подготовить акт о недостаче товаров, необходимо приложить документы, подтверждающие затраты. Это могут быть чеки на приобретение товара, договора поставки.

Законодательно разрешено использовать типовой бланк ИНВ-3, а можно заполнять форму, разработанную организацией. Но при этом в ней должны отражаться обязательные пункты.

Акт при выявлении недостачи товара заполняется следующим образом:

  • В шапке документа указывается полное и сокращенное наименование организации. Прописывается контактный телефон и наименование подразделения.
  • Далее заполняется табличка, расположенная справа. В ней указывается код по ОКПО и ОКВЭД. Далее проставляется дата составления документа.
  • В основном поле указывается место, где проводилась инвентаризация. Например, это может быть складское помещение магазина. Акт можно составлять только после того, как комиссией будет проведена полная проверка.
  • Если про инвентаризации обнаруживается брак или недостача груза, необходимо вызывать отправителя. Письмо отправляется по почте или факсу. Сведения об уведомлении отправителя должны быть указаны в акте.
  • В тексте указываются реквизиты груза, а также номер договора страхования. Также должны быть вписаны все номера сопроводительных бумаг.
  • Необходимо указать дату прибытия товара, разгрузки. Эту информацию можно получить из накладной.
  • Далее заполняются сведения о поставке товара. В таблице должна быть прописана информация об упаковке, весе груза.
  • В следующей табличке прописываются фактические данные и прописываются все несоответствия.

Далее описываются дефекты и причины, по которым они могли получиться.

При выявлении недостачи денежных средств в кассе

По факту проверки денежных средств в кассе всегда составляется акт по форме ИНВ-15.

Особенности заполнения бланка при выявлении недостачи в кассе следующие:

  • При оформлении формы ИНВ-15 обязательно должны быть указаны реквизиты предприятия, код КВЭД, дата и номер приказа, на основании которого проводится инвентаризация. Проставляется номер и дата акта, а также дата, когда проводилась проверка. При этом важно учитывать, что документ должен быть обязательно составлен в день ревизии денежных средств в кассе.
  • В основной части документа должна быть прописаны фактическая сумма денежных средств и учетная. Все показатели должны быть прописаны с учетом видов наличных средств и документации. Все сумму прописываются как цифрами, так и прописью.
  • По результатам проверки в акте должна отражаться информация о найденных излишках или недостаче. Если учетная сумма соответствует фактической, то в графах «Излишки» и «Недостача» проставляется прочерк.
  • На обратной стороне бланка ИНВ-15 должна отображаться информация о даче объяснений материально-ответственного лица. А также здесь же указывается решение руководителя организации. Это может быть вынесение выговора, увольнение.

Пример оформления

О порядке проведения инвентаризации, учете излишков, недостач и на каких счетах отображается, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

Акт будет признан действительным только в том случае, если будет подписан всеми участниками инвентаризации.

Это должны быть все члены комиссии, утверждающие форму, материально-ответственное лицо, руководитель организации.

Составление данного бланка при инвентаризации товаров и денежных средств необходимо, чтобы в дальнейшем взыскать с материально-ответственного лица ущерб.

[upto]

Вам также может понравиться

Источник: https://azbukaprav.com/mat-otv/nedostacha/akt-o-nedostache.html

Акт о недостаче товара при его приемке: образец, форма, бланк

Акт на недостачу товара при приемке

Чтобы правильно оприходовать товар необходимо ответственно отнестись к порядку приема партии товара. Для этого существуют общепринятые инструкции, которые стоит соблюдать, дабы в последствии избежать проблем с проверяющими органами.

Общие сведения

Обычно принимают товар сотрудники, которые несут материальную ответственность. Такие сотрудники утверждаются руководством и проходят специальное обучение. В их обязанности входит составление всех необходимых документов, связанных с приемом товаров по количеству и качеству. Они имеют право подписывать:

  • акты приемки;
  • акты недостачи;
  • акты возврата;
  • другие акты.

Сотрудники торговой компании несут ответственность за правильное заполнение всех документов, имеющих материальную ценность, и сроки их исполнения.

Это видео расскажет более подробно о том, что делать, если выявлена недостача товара:

Функции и роль документа

Акт недостачи составляется в случае несоответствия количества товара, которое указано в накладной от поставщика. Это обычно выявляется при получении партии товара. Поэтому нужно очень ответственно относиться к приему продукции. При сотрудниках транспортной компании или представителях поставщика стоит проверять наличие товара.

  • Недостача может возникнуть по вине поставщика или по причине порчи имущества при транспортировке, нарушении упаковки и при поставке некомплектного товара.
  • Акт недостачи должен отражаться в бухгалтерской отчетности предприятия. Это одна из важных функций подобных актов.
  • Помимо этого, акты недостачи дают возможность взыскать с виновной стороны денежную компенсацию за порчу имущества, а также решить спорные вопросы с поставщиком.

При правильном использовании этого документа компания сможет защитить свои права в судебном порядке, если возникнет такая необходимость.

Нормативное регулирование

Чтобы правильно оформить различные акты стоит обратиться к нормативным документам, устанавливающим порядок заполнения таких документов.

  • ТОРГ-2 заполняют в случае приема товара. Он должен оформляться в 4-х экземплярах;
  • ТОРГ-3 оформляют при сотрудничестве с зарубежными партнерами в 5-ти экземплярах;
  • ТОРГ-12 учитывают товары, подлежащие возврату и перечисляют недостающую продукцию.

О проводках по списанию недостачи товара расскажет видеоролик ниже:

Как правильно составить акт о недостаче товара при приемке

  1. Для начала нужно распечатать бланк акта недостачи. Его можно найти в интернете или взять в бухгалтерии.
  2. После этого нужно вместе с представителем компании, предоставившей товар, проверить наличие наименований позиций. Если представитель производителя отсутствует, то необходимо пригласить представителя транспортной компании, которая доставила продукцию или независимого эксперта.

  3. Если недостача обнаружилась по разным поставщикам, то для каждого поставщика составляется отдельно документ с перечнем недостающих позиций. Неплохо будет, если вместе с актом будет прикреплен еще и фото или видео отчет.
  4. Если при приеме обнаружился некомплектный товар, то его тоже можно включить в список как недостачу. При этом следует обеспечить хранение такого товара в таком месте, которое позволит не ухудшить его состояние.

    Хранить его нужно в том случае, если поставщик готов будет доукомплектовать его в положенные законом сроки.

  5. Чтобы не было никаких вопросов целесообразно попросить поприсутствовать при осмотре представителя любой другой независимой компании.
  6. Вместе с актом о недостаче сразу нужно приготовить претензию, в которой указать возможные варианты решения ситуации.

    Они могут быть выражены в следующих вариантах:

    • Вы требуете доставки оплаченного и заявленного в накладной, товара;
    • Соглашаетесь с тем количеством продукции, которую получили. Требуете возврата разницы оплаченных средств на сумму недостачи;
    • Если товар оплачен, требуете возврата всей суммы денег при условии отказа от всей партии товара.

На акте обязательно указывается дата составления документа.

Отослать акт поставщику нужно как можно быстрее, так как необходимо уложиться в требуемые законом сроки. В противном случае, поставщик может отказаться от исполнения претензии.

Бланк (форму) такого акта можно скачать здесь.

Образец акта о недостаче товара при приемке

Акт о недостаче подписывается всеми членами комиссии. Каждый экземпляр должен иметь живую подпись всех участников.

Что делать дальше с таким документом

  • После составления акта о недостаче нужно направить его почтой или через интернет, факс поставщику для рассмотрения и принятия решения.
  • Один экземпляр нужно отдать в свою бухгалтерию на хранение. Там его обязаны подшить в папку подобных актов и хранить в течение 3-х лет.

Еще больше полезной информации по вопросу излишек, недостачи, пересортицы товара содержится в этом видео:

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/dokumentatsiya/akty/tovary/o-nedostache-tovara-pri-priemke.html

Акт о недостаче товара при приемке

Акт на недостачу товара при приемке

> Акты > Акт о недостаче товара при приемке

Приемка товара является довольно важной процедурой. Она требует пристального внимания от сотрудников, принимающих продукцию, так как от них помимо самой приемки также требуется проконтролировать качество товара и соответствие количества. При несоответствии фактических данных с теми, что указаны в документах, составляется акт о недостаче товара при приемке.

Для чего нужен акт о недостаче товара

Данный документ необходим для фиксации несоответствия товаров при их доставке с полным их описанием и количеством. Сравнение фактических данных производят с данными, записанными в накладных. Данный документ требуется для следующих целей:

  1. Для статистики, так как позволяет определить уровень организации, а также работу администрации компании и иных работников. Если в организации установлены строгие и четкие правила работы, то все процессы будут контролироваться должным образом, а значит и потери будут сведены к минимуму.
  2. Для отражения сумм убытков, понесенных компанией и подлежащую компенсации для поддержания баланса. Данный документ также применяется при подготовке отчетности.

Важно! Если при приемке товара от поставщика была обнаружена недостача, то составляется акт о недостаче. Данный документ передается поставщику для объяснения причины произошедшего, а также компенсации (денежными средствами, продукцией). Правильное составление данного акта позволит защитить интересы пострадавшей стороны в случае судебных разбирательств.

Проверку товара при приемке следует проводить в присутствии сотрудников транспортной компании или в присутствии представителей поставщика. Возникнуть недостача может по разным причинам, например:

  • по вине поставщика (отгрузил меньшее количество);
  • порча товара при транспортировке, нарушение правил упаковки;
  • в случае поставки некомплектного товара.

Составление акта недостачи позволяет взыскать с виновного денежную компенсацию и решить иные спорные вопросы с продавцом.

Как составить акт о недостаче товара при приемке

Акт о недостаче товара можно составить по унифицированной форме (ТОРГ-2 и ТОРГ-3), либо по форме, самостоятельно разработанной компанией. При разработке своей формы можно использовать за образец указанные унифицированные бланки. Самостоятельно разработанный бланк должен быть утвержден в учетной политике компании.

Заполняя акт о недостаче необходимо помнить о том, какие обязательные графы он должен в себя включать:

  • дата составления акта, место составления;
  • члены комиссии, выявившие недостачу;
  • товар, который подлежал проверке;
  • сведения о перевозчике;
  • информация о ТС, наличии/отсутствии пломб на контейнерах для перевозки;
  • условия хранения;
  • недостача (описывается наименование и количество недостающего товара);
  • стоимость (в том числе НДС).

После в акте можно указать таблицу, в которой будут указываться расхождения в количестве товара. Указывается количество мест, масса, фактически поступившая продукция и расхождения. После заполняется таблица, в которой фиксируется количество товара по документам поставщика и по факту. При этом указывается следующая информация:

  • наименование товара;
  • наименование, код по ОКЕИ ед.изм.;
  • количество товара по документам поставщика (артикул, сорт, количество, цена и общая стоимость);
  • количество товара по факту (артикул, сорт, количество, цена и общая стоимость);
  • брак и бой (при наличии);
  • отклонение (недостача, излишки).

Под таблицей может быть указано, как именно проводились измерения количества товара, а также подробно описаны все обнаруженные дефекты.

Важно! Акт заверяется лицами, осуществляющими приемку товара и обнаружившими недостачу. Для организации это должно быть не менее трех человек, а для ИП – один.

Составляется акт в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, где проводится сверка данных и заверение документа, а второй направляется поставщику по почте или через интернет. Но экземпляров документа может быть и больше – по числу задействованных сторон. Например, для поставщика, для покупателя и для транспортной компании.

Акт о недостаче

Претензия к акту о недостаче товара

К акту о недостаче следует приложить претензию, в которой будут указаны возможные способы решения проблемы. Выражаться они могут в следующем:

  • требование о доставки оплаченного и указанного в накладной товара;
  • согласие на то количество продукции, которое было получено при условии возврата разницы денежными средствами;
  • требование о возврате всей денежной суммы в случае отказа от всей партии товара.

Кто составляет акт о недостаче товара при приемке

Как правило за приемку товарных ценностей отвечают кладовщики, если в компании есть данная единица. В том случае, если фирма не крупная, и поставка нерегулярная, то эта обязанность может возлагаться на иного сотрудника. При этом с сотрудником, принимающим данные ценности и отвечающим за их хранение, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. В его должностной инструкции должны быть прописаны данные обязанности.

Заполняя документ, ответственный сотрудник должен придерживаться следующих правил:

  1. Подготовить распечатку нужной формы документа.
  2. Определить точное количество недостачи (причем указываются не только не поставленные позиции, то и не полностью укомплектованные).
  3. Заполняют акт в присутствии второй стороны.
  4. Вместе с актом составляют претензию, в которой предлагаются возможные способы решения проблемы.
  5. Если поставщиков несколько, то акт составляется на каждого из них отдельно.

Сроки составления акта о недостаче и претензии поставщику

Важно! Поставщику акт следует направить в достаточно короткие сроки. В противном случае поставщик имеет право отказаться от выполнения требований по претензии.

Источник: http://buhland.ru/akt-o-nedostache-tovara-pri-priemke/

Недостача товара при приемке

Акт на недостачу товара при приемке

» Бухгалтеру » Недостача при приемке товара

Недостача при приемке товара

Вернуться назад на Недостача

В случае, если в процессе приемки товаров обнаруживается недостача — дальнейшая приемка товаров приостанавливается, ответственными сотрудниками склада составляется односторонний акт о факте выявления недостачи товаров. Ответственные сотрудники, которые производят приемку, обязаны принять комплекс мер по обеспечению сохранности всего поступившего на склад товара.

Если по факту установлено несоответствие массы брутто отдельных мест товара (груза) той массе, что указана в сопроводительных или транспортных документах, покупатель не должен производить вскрытие упаковки или тары.

Для продолжения операций по приемке товара и для составления двустороннего акта следует вызвать на склад ответственного представителя отправителя груза (например фирмы-производителя или посредника). Это положение касается и одногородних, и иногородних представителей отправителя (поставщика).

Представитель одногороднего отправителя (поставщика) обязан прибыть на место для участия в процессе приемки товаров не позднее, чем на следующий день с момента получения им вызова (причем по скоропортящейся продукции он должен прибыть не позднее четырех часов с момента получения вызова).

Ответственный представитель иногороднего отправителя (поставщика) должен прибыть на место в течение трех дней с момента получения им вызова (время на проезд не учитывается).

Акт о недостаче товара

В случае, если ответственный представитель поставщика не явился или если его присутствие не обязательно, приемка товара может происходить с участием:

— ответственного представителя иной организации, выделенного руководителем этой организации;

— представителя общественности организации-получателя груза (товара), который назначается руководителем из числа работников, утвержденных официальным решением профкома.

С согласия изготовителя (отправителя) приемку товаров можно производить в одностороннем порядке силами предприятия-получателя.

Представитель, который выделен для участия в процессе приемке товаров, должен иметь на руках соответствующее удостоверение, выданное ему на каждую отдельную (разовую) приемку отдельно.

По окончании приемки товаров составляется акт, в котором следует указать:

— его номер и дату составления;

— место приемки товаров (грузов) и, соответственно, место составления акта;

— время начала приемки и ее окончания;

— полное наименование грузополучателя и его адрес (юридический, фактический);

— ФИО лиц, принимающих участие в процессе приемки, место их работы и занимаемые ими должности;

— номер и дату доверенности (удостоверения) на право участия в приемке;

— сведения о том, что все лица, участвующие в приемки товаров (грузов) ознакомлены с установленными правилами приемки товаров (грузов) по их количеству.

В акте указывается наименование и адрес предприятия-отправителя (производителя, изготовителя, посредника), номер и дата официального телеграфного вызова, номер и дата транспортно-сопроводительного документа, счетов-фактур, а также время доставки товаров (грузов) на склад. В случае, если при поступлении груза составлялся коммерческий акт, то в составляемом акте о факте недостачи товара в обязательном порядке пишут его номер и дату составления.

Тут же должны быть указаны сведения о том:

— какой именно массой или за чьими именно пломбами были отгружены товары (грузы);

— об общей фактической массе и о той массе, которая значится по транспортно-сопроводительной документации;

— о массе каждого отдельного места, в котором выявлена недостача;

— каким именно способом или методом установлено число недостающих товаров;

— точное число недостающих товаров (грузов), их общая стоимость.

Важный момент в акте — заключение о месте и причинах возникновения недостачи.

Если же в процессе приемки товаров (грузов) выявлены их излишки, то в акте необходимо отразить детальные сведения о них (по той же схеме и в том же порядке).

Акт о приемке товаров по их количеству подписывается всеми ответственными лицами, которые принимали участие в приемке, он утверждается руководителем организации-получателя товаров (грузов) не позднее, чем на следующий день с момента его составления.

В обязательном порядке к акту о недостаче товаров или их излишках прикладываются копии товарно-сопроводительной документации, упаковочные этикетки и ярлыки, пломбы тарных мест, при освидетельствовании которых выявлена недостача, копии удостоверения представителя организации-отправителя, который был ей выделен для участия в процессе приемке товаров (грузов), односторонний акт, коммерческий акт, а также копии иных документов, которые прямым образом свидетельствуют о факте недостачи.

Рассмотрим порядок действий сотрудников при недовозе, недопоставке товара от поставщика.

На прием приходящей партии товара от поставщика согласно юридического договора поставки отводится определенное количество дней, соответственно, определен и срок подачи претензии по недовозу или бракованному товару.

При заключении договора необходимо иметь четкое понимание, какой именно срок стоит прописать в договоре. Срок приема определен спецификой товара, как правило, 2-3 дней достаточно для осуществления приема и последующей обработки товара.

Таким образом, срок в 7 банковских дней достаточен для подачи претензии по недовозу при осуществлении приема поставки «по местам», коробами.

Тем не менее, мы можем говорить об этом сроке как достаточном при работе с товаром, количество которого реально проверить при осуществлении приема, но стоит понимать, что при приеме товара коробами невозможно проверить содержимое каждой упаковки. Поэтому при заключении договора стоит настаивать на приеме поставщиком претензий по внутритарному недовложению, недовозу и бракованному товару на всем сроке реализации.

Недостача при приемке товара, акт недостачи

Конечно, не стоит злоупотреблять доверием поставщика и предоставлять претензии по реальным случаям недовозов и при выявлении бракованного товара.

Собственно, регламент работы с недовозом.

  1. Кладовщик или иной сотрудник, осуществляющий прием товара, обнаружив недовоз или бракованный товар, обязан завершить прием товара, отметив в копии сопроводительной накладной недостающие позиции или количество. Бракованный товар так же необходимо отметить в этом же документе. Бракованный товар, обнаруженный в ходе приема товара, сфотографировать так, чтобы была видна упаковка. Фото может сделать, как и сам работник склада, так и фотограф. На прием товара отводится срок 2 дня.
  2. Кладовщик, осуществлявший прием товара, или старший кладовщик сразу же после завершения приема передает документы – копию сопроводительной накладной с отметками – в отдел по постановке товара на приход в информационную базу компании.
  3. Для дальнейшей удобной и правильной работы по проведению сверок актов взаиморасчетов и пр. необходимо поставить на приход товар согласно оригинальной накладной, без поправок. Вносить корректированный документ в информационную базу можно в том случае, если поставщик расположен рядом и готов быстро предоставить исправленные документы.
  4. После постановки оригинальной накладной на приход менеджер отдела должен сформировать обратную накладную по недопоставленному товару, акт о недовозе и передать для дальнейшей обработки категорийному менеджеру, за которым и закреплен поставщик.
  5. Категорийный менеджер передает поставщику обратную накладную, акт, фото и ведет переговоры по решению проблемы – в случае положительного ответа поставщик проводит в своей информационной базе накладную, либо со следующей поставкой отгружает недопоставленный товар. В последнем случае допоставленный товар ставят как обычно на приход. Распроводить возвратную накладную по недовозу нельзя – теряется информация по движениям товара.
  6. В случае отказа поставщика в удовлетворении претензии недовоз списывается по согласованию с генеральным директором. Работать по недовозам надо быстро, определите для категорийного менеджера срок, в который вопрос должен быть решен – в противном случае Вы рискуете получить проблемы в актах сверок и пр.

При выявлении бракованного товара в ходе приема действуйте согласно регламента работы с бракованным товаром.

⇒Курсы Стимул › Справочник › Полезные материалы › 1С:Предприятие 8.2 › Управление торговлей для Ук… › Работа с поставщиками

1С:Предприятие 8.2 / Управление торговлей для Украины /

Работа с поставщиками

Методика оформления расхождений, возникающих при поступлении товаров

Методика, приведенная в данном разделе, может быть применена при работе с конфигурацией Управление торговлей для Украины, редакция 2.3. Примеры, приведенные в методике, моделировались в демонстрационной базе конфигурации Управление торговлей для Украины, версия 2.3.2.6.

Товар, принятый от поставщика, может не соответствовать тому количеству, который указан в сопроводительном документе. В этом случае предлагается следующая методика оформления операции.

Как отразить недостачу, выявленную при приемке товара или позднее, в учете поставщика и покупателя

Документ Поступление товаров и услуг оформляется в соответствии с полученной печатной формой документа.

2. При проверке количества товара оказалось, что товара на самом деле оказалось меньше, чем указано в печатной форме документа.

В этом случае на основании документа Поступление товаров и услуг вводится документ Корректировка серий и характеристик и для того количества товара, которого не хватает в накладной, устанавливается новая характеристика , например недопоставка.

Если поставщик согласился дополнительно поставить недостающий товар, то оформляется последовательно два документа:

1. Документ Возврат товаров поставщику. В документе указывается то количество товаров, которое недопоставил поставщик. Товар указывается с новой характеристикой недопоставка.

2. Оформляется новая поставка товара по новому документу Поступление товаров и услуг.

Информацию о том, сколько и каких товаров недопоставил поставщик можно посмотреть в отчете Ведомость по партиям товаров на складах, установив в отчете группировку по характеристикам товаров.

В случае если по накладной фактически поступило больше товаров, чем указано в документе Поступление товаров и услуг, то та часть товара, которая не указана в документе поставки, приходуется на склад документом Приходный ордер на товары.

При этом поставщик должен прислать финансовые документы на недостающую часть товаров.

После получения сопроводительных документов от поставщика на основании документа Приходный ордер на товары оформляется полученный финансовый сопроводительный документ Поступление товаров и услуг.

Индивидуальное обучение 1С
Индивидуальный курс «1С:Бухгалтерия 8.2»

Другие материалы по теме:
поставка товара, возврат товаров поставщику, приходный ордер на товары, характеристика, возврат товаров, национальная, заказ поставщику, заполнить и провести, цены и валюта, управление торговлей для украины, методика, дополнительно, товара, поступление товаров, на основании, поступление товаров и услуг, поставщик, товары, поступление, управление, товар, контрагент, склад, организация, конфигурации, документ

Материалы из раздела: 1С:Предприятие 8.2 / Управление торговлей для Украины / Работа с поставщиками

Другие материалы по теме:

Работа с документами

Оформление перемещения товаров, поступивших по приходному ордеру

Методика оформления операций с подотчетными лицами

Операции в розничной торговле

Закупка товарно-материальных ценностей

Нас находят: недопоставка товара оформление, расхождения при поступлении товара в 1С 8 2, расхождения в поступлении товаров в 1с, поставщик недопоставил товар каким документом оформить, Отчет Расхождение партий и товаров, недопоставка товара в 1с 8 2, как отразить недопоставку товара в 1С 8 2, УТ поступление товаров с расхождениями, ут 1с 8 расхождение заказа с поступлением, УТ 11 как исправлять расхождения при перемещениях

Источник: https://printscanner.ru/nedostacha-tovara-pri-priemke/

Акт о недостаче товара при инвентаризации. Образец и бланк 2019 года

Акт на недостачу товара при приемке

Акт о недостаче товара при инвентаризации, образец которого можно скачать ниже, является одним из средств для отражения разницы между фактическим наличием товара и тем значением, которое указано в документах.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта о недостаче товара при инвентаризации .docСкачать образец акта о недостаче товара при инвентаризации .doc

Использование

Типовой формы такого документа не существует. Поэтому, прежде чем приступать к заполнению, необходимо утвердить эту форму в учетной политике организации отдельным приказом руководителя.

Однако в некоторых ситуациях без отдельного акта о недостаче товара при инвентаризации не обойтись. Например, акт о результатах инвентаризации (по форме 0504835) не оформлен либо недоступен, а необходимо срочно обратиться в правоохранительные органы.

Однако использование отдельного акта о недостаче товара при инвентаризации – исключительный шаг, который используют в качестве страховки ответственности некоторых сотрудников, не более. К особо важной документации его никак не отнести. Все же инвентаризационную опись нужно сохранять единой, не разделяя ее на отдельные куски, как сделано в прикрепленном выше образце бланка.

Подготовка

Перед тем как приступить к формированию акта, необходимо созвать комиссию. Она должна включать в себя не менее трех человек. Чаще всего ими являются сотрудники организации. Замечательно, если все они состоят в комиссии по инвентаризации. Так не будет расхождений в определении ответственных за предоставленную информацию лиц.

Важность такого первичного документа, как акт о недостаче, сложно переоценить. На его основании формируются многие последующие документы, так что представленные данные должны быть достоверны. Об этом должны быть предупреждены лица, которые ставят свои подписи. Этим они подтверждают подлинность представленной информации.

Элементы

Как и во всех официальных документах, в акте обязательно должны быть реквизиты организации: наименование, ИНН, КПП. В верхней части также прописываются номер, название акта и дата его подписания. Без этих определяющих данных документ не будет иметь юридической силы, впрочем, так же как и без подписей в конце.

Конкретная же фактическая информация о недостаче должна содержаться в основной части акта о недостаче товара при инвентаризации.

Удобнее расположить все в виде нескольких пунктов, при этом:

  • Первый пункт посвящен данным об организации.
  • Во втором перечисляются члены комиссии. Их должно быть не менее трех. Если это сотрудники организации, то, помимо ФИО, обязательно указание их должностей.
  • Также во втором пункте указывается ссылка на накладную. Фиксируются ее дата, номер счета-фактуры, по которому она выписана. При наличии в этом же пункте указывается место, в котором должен был находиться товар.
  • Третий пункт посвящен таре и упаковке товара. Важно отметить, была ли нарушена упаковка при первичном осмотре. Возможно, это обстоятельство поможет определить виновных в сложившейся ситуации. Однако о хищении или каких-либо злоупотреблениях сотрудников говорить рано.
  • Четвертый пункт содержит подробное описание товара по артикулам, представленное в виде таблицы.

Последний пункт акта является основным. На нем необходимо остановиться подробнее.

Таблица

Описание товара представляет собой шесть столбцов. В каждой строке описывается отдельное наименование недостачи. По возможности заполняются все графы. Все они являются принципиально важными при дальнейшей оценке нанесенного недостачей ущерба. Такая таблица наверняка станет отменным подспорьем главному бухгалтеру организации и его подчиненным.

Столбцы таблицы имеют следующие наименования:

  • Артикул. Здесь указывается одно число. Под ним товар проходит по накладным, счетам-фактурам и встречается в прочих первичных документах. Это его опознавательный знак.
  • Единица измерения. Код по ОКЕИ в этом документе не требуется, достаточно указания кг, м и пр.
  • Цена с НДС. Имеется в виду цена за единицу товара.
  • Данные, указанные в документах. Здесь прописывается, сколько единиц товара и по какой цене фактически ожидалось учесть при инвентаризации. Какие значения были указаны в сопровождающей документации.
  • Информация о фактических показателях товара: сколько единиц товара было подсчитано; в какую цену, включая НДС, они фактически обходятся. В этой и предыдущей графах указывается общая сумма, за весь товар.
  • Разница – самая важная графа. Она поделена на две части: количество и сумму. В первой необходимо указать разницу между фактическим количеством и количеством по документам. Во втором – разницу в сумме.

В конце таблицы подводятся ее итоги. Прописью выводится общая сумма недостачи. Если организация работает с НДС, то он прописывается отдельно. Хотя налог и включен в общую сумму недостачи.

Завершают акт подписи членов комиссии. Первым подписывается председатель, если он был выбран, за ним – все остальные.

Для того чтобы акт о недостаче товара при инвентаризации имел необходимую юридическую силу, поставить свои подписи должны все члены комиссии в количестве не менее трех человек.

Юридические тонкости

Стоит иметь в виду, что без принятия в учетную политику организации отдельным приказом руководителя этот документ не будет означать ровным счетом ничего.

Обычно акт о недостаче составляется при приемке товара от поставщика. Эта бумага составлена на его основе. Важно иметь в виду, что для отражения результатов инвентаризации существует более удобная форма 0504835. Она общепринята, ее использование поощряется.

Срок хранения

Акт о недостаче товара при инвентаризации относится к документации по ведению производственно-хозяйственной деятельности и сохраняется в течение 5 лет. Естественно, если он не является одним из «улик» при возникновении судебных споров, различных разногласий между контрагентами, следственных дел и прочих запутанных юридических вопросов. Уничтожить их можно будет, только если решение по поднятому вопросу вынесено и обжалованию не подлежит.

Источник: https://assistentus.ru/forma/akt-o-nedostache-tovara-pri-inventarizacii/

Акт о недостаче товара при приемке: образец — Предприятие Инфо

Акт на недостачу товара при приемке

На практике случаются ситуации, когда, принимая товар, покупатель может обнаружить недостачу. Оприходовать необходимо фактическое количество товаров, но как это сделать, если количество не совпадает с сопроводительными документами? В данном случае необходимо составить акт о недостаче товара.

Данный документ поможет в дальнейшем решении вопросов с продавцом или транспортной компанией, так как недостача может быть вызвана как ошибкой продавца при комплектации товара, так и потерей части товара при транспортировке. Давайте разберем подробнее, как правильно составить этот документ.

Акт недостачи товара при приемке

Итак, если при приеме товара выявлено несоответствие сведений, указанных в товаросопроводительных документах, необходимо составить акт, который будет являться основанием для предъявления претензий поставщику. 

Акт недостачи может быть составлен как по форме, разработанной для этих целей компанией своими силами, так и по ранее предусмотренным унифицированным формам № ТОРГ-2 или № ТОРГ-3. Кроме того, унифицированные формы можно использовать, как образец при разработке собственной формы. Необходимо учитывать, что акт в любом случае должен содержать все обязательные реквизиты.

Акт о выявлении недостачи (образец) мы приведем в конце статьи. В шапке документа целесообразно заполнить реквизиты организации: наименование, адрес, номер телефона, структурное подразделение. Рядом с наименованием документа целесообразно указать номер документа и дату его составления.

Основная часть документа содержит следующую информацию:

  • Место приемки товара;
  • Данные грузоотправителя (наименование, адрес, телефон);
  • Данные производителя, поставщика, страховой компании (если это необходимо);
  • Данные документов (номер и дата составления): договора, счет-фактуры, акта и др;
  • Способ доставки и дата отправления товара;
  • Дата отправления товара со склада или станции отправления.

Далее в акт можно включить таблицу для фиксации расхождения в массе товара, которое было обнаружено на складе получателя товара. В таблице необходимо зафиксировать, какое количество мест, масса (брутто, тара, нетто), степень заполнения указаны в документах отправителя груза и поступило фактически, указать расхождения.

Затем необходимо заполнить таблицу, где зафиксировать количество товара, указанное в документах поставщика и количество товара, поступившее фактически. В таблицу необходимо внести следующую информацию:

  • Наименование товара;
  • Номер места;
  • Наименование и код по ОКЕИ единицы измерения;
  • Какое количество товара значится по документам поставщика: артикул товара, сорт, количество, цена, сумма;
  • Фактическое наличие товара: артикул товара, сорт, количество, цена, сумма;
  • Брак (количество, сумма), бой (количество, сумма);
  • Отклонения: недостача (количество, сумма) или излишки;
  • Номер паспорта.

Под таблицей стоит зафиксировать, каким образом проводилось измерение количества товара, подробно описать дефекты (характер недостачи, боя и др.) и мнение комиссии о причинах их возникновения. Затем стоит зафиксировать подробно заключение комиссии. Заполненный акт подписывают члены комиссии, указывая место работы и расшифровку подписи, и представитель транспортной компании.

На практике иногда путают акт о недостаче товара и акт недостачи товара при ревизии (образец), однако это разные документы. Акт недостачи при ревизии – это документ, составленный при проведении инвентаризации, проводимой в компании, и обнаружении расхождений реального количества ТМЦ на складе с количеством в учете.

Акт о недостаче товара при его приемке: образец, форма, бланк

Чтобы правильно оприходовать товар необходимо ответственно отнестись к порядку приема партии товара. Для этого существуют общепринятые инструкции, которые стоит соблюдать, дабы в последствии избежать проблем с проверяющими органами.

Акт о недостаче товара при приемке — образец

Прием товара является ответственной процедурой, которая требует внимания от тех сотрудников, которые принимают продукцию, ведь нужно не только принять, но и зарегистрировать поставку, проконтролировать качество товаров. Если будет выявлено несоответствие с тем, что указано в документах, составляет акт о недостаче товара при приёмке. Давайте разберем его более подробно.

Какие термины полезно знать – краткий ликбез

Сегодня любые вопросы, которые связаны с составлением актов такого вида, описываются в законодательных нормах. Именно потому важно помнить, что для трактовки подобных документов важно владеть соответствующей терминологией, что не только позволит составить юридически правильный документ, но и минимизировать число ошибок.

Процесс приема товара

К наиболее важным терминам стоит отнести такие понятие, как товар, услуги, акт недостачи и акт приема-передачи. Давайте более подробно изучим, что именно скрывается под каждым из этих терминов.

ТерминОписание
Товар Под ним подразумевает имущество на продажу или произведенное для определенных целей.
Услуга Подразумевает под собой действие, работу, которая должна обязательно быть оплачена.
Акт прием-передачи В такой документ включается много пунктов. Его главная задача – реализация разнообразных задач, в том числе отчетных. Также данный акт часто спасает при спорных ситуациях.
Акт недостачи Оформляется в случае выявления недостачи определенного количества товара.

Акт о недостаче товара при приёмке – что это и когда используется?

Такой акт является официальным документом, где фиксируется несоответствие товаров при доставке с их полным описанием, количеством. Сравнивают с данными, которые записаны в накладных. Подобный документ используется для выполнения таких функций, как:

  1. Статистическая. Она позволит показать и определить уровень организации в компании, работу администрации и иных сотрудников компании. В случае если на предприятии действуют строгие правила работы, то все процессы будут под контролем, а значит, недостачи будут минимальными.
  2. Отражает сумму убытков, которую понесла фирма и которую нужно компенсировать, чтобы поддерживать баланс предприятия. Кроме того, такие акты применяют при составлении отчетности.

Такой документ составляют не только при приемке либо отправке продукции – его также используют в случае проведения инвентаризации. При этом нужно помнить про допустимые нормы недостачи, которые списывают на естественные расходы компании – если они не превышены, недостачу просто списывают.

А вот если есть превышение, недостачу перекладывают на виновных лиц (те, кто ответственен за сохранность продукции, учет товаров и т.д.). Если товар пострадал в результате каких-либо стихийных бедствий, необходимо также оформить специальный акт.

После составления документа и его визирования у руководителя акт пересылается в страховую компанию, если есть возможность получить выплату.

Источник: https://gyroscooter-72.ru/raschety/akt-o-nedostache-tovara-pri-priemke-obrazets.html