Отмена командировки как оформить?

Содержание

Отмена и перенос командировки — приказ как оформить причины

Отмена командировки как оформить?

Зачастую возникают обстоятельства, которые могут препятствовать дальнейшему выполнению служебного задания. В таких случаях необходимо правильно осуществить операцию документального оформления отмены или переноса командировки.

Рассмотрим основные вопросы и возникающие нюансы более подробно.

  • сбор документации и выявление причин, вызвавших отмену командировки;
  • составление служебной записки с указанием на причины отмены;
  • издание приказа об отмене командировки;
  • возврат неиспользованной части аванса, предоставление авансового отчета.
  • приказ;
  • служебная записка;
  • авансовый отчет;
  • документы, подтверждающие фактически понесенные расходы в командировке.
  • Обидин С.В. по направлению руководства должен был уехать в двухнедельную командировку. Однако в день отъезда сотрудник сильно заболел. Руководитель принял решение отменить поездку. Денежные средства Обидину были выданы три дня назад. Обязан ли он их возвращать?

    Работник не произвел расходов до того, как была отменена командировка. В таком случае он просто сдает денежные средства в кассу по приходному кассовому ордеру. В нем делается ссылка на приказ об отмене в качестве основания.

    Савилова Н.Ю. пробыла в командировке 3 дня, после чего ей пришла телеграмма о смерти близкого родственника. Она позвонила директору, который принял решение отменить командировку. Что делать в таких случаях, когда определенная часть денежных средств уже была потрачена?

    Сотруднику необходимо составить авансовый отчет по форме № АО-1, а остаток денежных средств сдать в кассу.

    [/su_box]

    Финансовая и бухгалтерская сторона вопроса Рассмотрим более подробно некоторые финансовые и бухгалтерские нюансы, которые могут возникнуть.

    Все неиспользованные денежные средства, выданные сотруднику в качестве аванса, должны быть возвращены в кассу не позднее, чем через три рабочих дня после выхода на работу в связи с отменой служебной поездки.

    Возврат билетов

  • документ, который подтверждает возврат билета с указанием удержанной и возвращенной суммы;
  • справка от компании-перевозчика о невозвратном билете.
  • Неиспользованные командировочные необходимо вернуть в кассу предприятия пропорционально количеству дней командировки, которые были отменены.

    В работе компаний часто возникают обстоятельства, когда того или иного сотрудника по различным причинам нужно отправить в служебную поездку или перенести на другой период. Обычно вопросы, которые касаются поездки, отзыва или отмены не регламентируются текущими нормативными актами. Но есть обширные условия в законе, согласно которым можно издать приказ об отмене.

    Отмена командировки оформляется так же, как и направление в служебную поездку. Иными словами, если был приказ на служебную поездку, то должен быть дополнительно приказ о том, чтобы ее перенести или не утвердить.

    После предоставления необходимо оформить отчет по невозвратным тратам. Дополнительно приложите подтверждающие документы о не возврате. Все денежные средства, которые он не успел израсходовать, должны быть возвращены обратно в кассу.

    Командирование сотрудника в служебную поездку сопровождается оформлением соответствующей документации. Предписанный ею порядок действий и временные рамки должны соблюдаться. Однако нередко возникают ситуации, когда по определенным обстоятельствам необходимо перенести поездку
    или отменить ее вовсе.

  • командирование работника перестает быть востребованным;
  • наличие личных обстоятельств, из-за которых сотрудник не может исполнить поручение;
  • невозможность отбыть в установленный срок из-за болезни;
  • имеются чрезвычайные обстоятельства — стихийные бедствия, аварии или иные обстоятельства, препятствующие исполнению обязанностей.
  • Текст приказа об отмене командировки должен включать в себя основание — документ, по которому отменяется назначение. Обычно им является служебная записка, которая и указывает на причину. Соответственно она же прилагается к основному акту.

    Также при составлении необходимо указать, какой документ отменяется текущим приказом. Если процедура выдачи командировочных уже была осуществлена, то следует также оговорить и возврат денег, а также возмещение убытков, связанных с возвратом билетов и других предварительных расходов.

    Для лучшего понимания данных моментов, можно рассмотреть примеры отмены командировок на отдельных образцах.

  • болезнь командированного работника до отправления;
  • заболевание в ходе самой поездки;
  • болезнь одного из командируемых, вследствие которой отменить назначение приходится всем.
  • Если работник заболел уже после отправки, то его необходимо отозвать из назначения. Однако при его согласии и незначительности заболевания можно издать приказ о продлении командировки
    на тот период, который необходим сотруднику. В этом случае по прибытию он должен будет представить больничный лист.

    Отменить командирование по личным или семейным обстоятельствам достаточно непросто. Дело в том, что законодательством не регламентируются причины, которые в данной ситуации могут считаться обоснованными.

  • беременные женщины;
  • сотрудники, на попечении которых находятся недееспособные родственники.
  • Если к примеру командируемая сотрудница узнала о своей беременности, то она подает служебную записку. В этой ситуации работодатель не имеет права направлять ее по служебному заданию. В остальных случаях решение остается за руководителем.

  • кем подписывается приказ об отмене командировки генерального директора;
  • как передаются полномочия на время отсутствия.
  • https://www..com/watch?v=HBVxESCeNc8

    Командировочные документы могут оформляться директором на собственное имя. Законодательством это не запрещается. На время передачи обязанностей образец может оформляться и уполномоченным лицом. Поэтому во избежание вопросов, если обязанности уже были переданы, то отменить командирование лучше заместителю.

    Передача полномочий со своей стороны требует издания отдельных нормативов: приказа о наделении дополнительными обязанностями и соответствующая доверенность

    .

    Чтобы правильно отменить командирование, необходимо учитывать срок возврата денег. Законодательство определяет данный период в три дня. За это время сотрудник должен либо отбыть по назначению, либо вернуть выданные средства.

    Нередко возникает ситуация, когда часть средств уже была потрачена. Приобретение билетов, бронирование жилья или транспорта, иные предварительные расходы — все это необходимо учитывать. Когда поездка отменяется, следуют растраты и штрафы за возврат.

    Законодательство указывает, что все понесенные убытки должны быть возмещены сотруднику. Для этого он должен вместе с остатком средств представить в бухгалтерию квитанции о понесенных расходах.

    Перейти  Возможно ли увольнение в выходной день и как его оформить

  • должно быть указано наименование организации, полное имя ее руководителя;
  • проставляется порядковый номер и указывается форма акта;
  • прописываются реквизиты норматива, по которому сотрудник направлялся в служебную поездку;
  • приводится информация по командируемому — полное имя и занимаемая должность;
  • необходимо указать на основание — служебную записку, а также причину, по которой назначение следует отменить;
  • составляется порядок действий для возврата и возмещения средств;
  • в конце проставляются подписи и расшифровки всех лиц, которые должны быть ознакомлены с данным актом.
  • К приказу необходимо приложить сопутствующие документы — служебную записку, квитанции о понесенных расходах.

    Сотруднику была отменена командировка в день отъезда в связи с направлением в другую. Организацией ранее была забронирована гостиница и приобретен авиабилет по невозвратному тарифу.Как отразить в налоговом и бухгалтерском учете невозвратный авиабилет и штраф за незаезд в гостиницу? Как учитывать НДС с невозвратного авиабилета и штрафа за незаезд в гостиницу?

    НДС по неиспользованному билету и предъявленный гостиницей к вычету не принимается.

    Для целей налогообложения прибыли расходы на приобретение билета и на уплату штрафа гостинице учитываются в составе внереализационных расходов без учета сумм предъявленного НДС.

    Читайте также  Как оформить договор дарения на квартиру?

    В бухгалтерском учете затраты на приобретение билета и уплату штрафа гостинице учитываются в составе прочих расходов.

    На основании ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение связанных с ней расходов. В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

    Нормативная база

    Источник: https://imdbmedia.info/otmena-perenos-komandirovki-prikaz-oformit-prichiny/

    Приказ об отмене командировки. Образец и бланк 2019 года

    Отмена командировки как оформить?

    Сотрудникам организаций нередко приходится выезжать в различные служебные поездки. Но иногда запланированные командировки по разным причинам отменяются. Для того, чтобы грамотно провести отмену рабочей поездки, необходимо создать специальный приказ.

    ФАЙЛЫ
    Скачать пустой бланк приказа об отмене командировки .docСкачать образец приказа об отмене командировки .doc

    По каким причинам может быть отменена командировка

    Поводов, по которым заранее назначенная командировка впоследствии отменяется, может найтись довольно много. Наиболее распространенные:

    • отсутствие актуальности поездки;
    • перенос ее сроков;
    • уход работника на больничный, незапланированный отпуск или отгулы (например, по семейным обстоятельствам);
    • непредвиденные или чрезвычайные ситуации и т.п.

    Зачем нужен приказ

    Казалось бы, чего проще: отменить командировку. Некоторые работники предприятий действительно полагают, что для этого достаточно устного распоряжения руководителя организации, но это не совсем так. Дело в том, что любое действие, происходящее внутри компании, всегда строго регламентируется различного рода документацией. Служебные поездки – не исключение.

    Если высшее должностное лицо организации решает направить в командировку кого-либо из подчиненных, об этом издается соответствующий приказ. На основе него в дальнейшем оформляются всевозможные командировочные бумаги, проводятся бухгалтерские и кадровые операции и т.п. Точно также, в случае, если внезапно принимается решение об отмене поездки, должно быть выпущено новое распоряжение, которое запустит внутри предприятия нужный процесс.

    Последствием приказа обычно становится аннулирование ранее выписанных документов (командировочных удостоверений, пропусков, направлений и т.п.), сдача билетов, выданных на командировку денежных средств и пр.

    Надо ли указывать в документе причину отказа от командировки

    Поскольку ключевым условием создания приказа является внесение в него обоснования и основания, указание в нем реальной причины отказа от командировки (она рассматривается как обоснование) становится обязательным.

    Также в приказ следует внести и основание, т.е. ссылку на пункт закона или внутреннюю бумагу предприятия (служебную записку, акт и т.п.), имеющую прямое отношение к данному распоряжению.

    Формат приказа

    Приказ об отмене командировки, как любой другой такой документ можно писать в произвольной форме. Связано это с тем, что на сегодня унифицированного образца для создания приказа нет. Исключение составляют ситуации, когда в организации имеется разработанный и утвержденный руководством шаблон документа – тогда, конечно, распоряжение надо делать по его типу.

    Оформление документа

    Оформление документа также может быть свободным. Приказ можно делать рукописным или печатным, только во втором случае подготовленное распоряжение надо обязательно распечатать. Для распечатки подойдет обычный лист бумаги или же специальный бланк с напечатанными реквизитами организации и логотипом.

    Приказ следует делать в одном оригинальном экземпляре, но если надо, можно сделать дополнительные копии, которые также следует заверить надлежащим образом.

    Кто должен подписать приказ об отмене командировки

    Любой приказ всегда исходит от главного лица предприятия – директора (или сотрудника, временно исполняющего его обязанности), соответственно, под документом в первую очередь должна стоять именно его подпись.

    Также в распоряжении должны расписаться все работники, которые в нем указаны (т.е. те, кого распоряжение касается напрямую и те, кто ответственны за исполнение приказа).

    Удостоверять готовый приказ печатью надо только тогда, когда это является условием, высказанным руководством организации.

    Регистрация распоряжения

    Информацию о выпущенном приказе надо внести в специальный журнал учета – он имеется в каждой организации и лежит обычно у секретаря. В журнал вполне достаточно вписать название и номер распоряжения, дату его выпуска. В случае необходимости, сведения, взятые из журнала, позволят не только подтвердить факт создания документа, но и без труда найти нужный приказ.

    Хранение приказа

    К распорядительной документации предъявляются определенные требования по хранению. В частности, после создания приказа и ознакомления с ним всех заинтересованных лиц, документ следует подшить в папку с другими такими же актами. В ней он должен находиться в течение срока, прописанного в локальных бумагах фирмы или же период, установленный российским законодательством.

    После того, как актуальность данного документа закончится, его можно передать в архив или же уничтожить (также с соблюдением указанной в законе процедуры).

    Образец приказа об отмене командировки

    Если перед вами встала задача по формированию приказа об отмене командировки, который вы раньше не делали, ознакомьтесь с приведенными здесь пояснениями и посмотрите пример документа – он наверняка поможет вам создать собственный бланк. Сложностей возникнуть не должно, особенно если вы будет придерживаться структуры и стиля, присущих распорядительной документации.

    Первым делом впишите в приказ посередине строки:

    • название организации (полное или сокращенное – неважно);
    • наименование самого документа;
    • его номер, дату и место его формирования.

    Далее переходите к основной части. Тут напишите:

    • обоснование и основание для создания распоряжения
    • должность и ФИО работника, в отношении которого выпускается приказ об отмене командировки
    • указание об аннулировании предшествующего распорядительного акта
    • ответственного за исполнение данного приказа сотрудника

    В заключение соберите все нужные подписи.

    При необходимости вы можете внести в документ любую дополнительную информацию, которую считаете важной в вашем конкретном случае. Также укажите в приказе все прилагающиеся к нему бумаги.

    Источник: https://assistentus.ru/forma/prikaz-ob-otmene-komandirovki/

    Отмена командировки — оформление и образец

    Отмена командировки как оформить?

    В работе компаний часто возникают обстоятельства, когда того или иного сотрудника по различным причинам нужно отправить в служебную поездку или перенести на другой период. Обычно вопросы, которые касаются поездки, отзыва или отмены не регламентируются текущими нормативными актами. Но есть обширные условия в законе, согласно которым можно издать приказ об отмене.

    Причины отмены командировки

    На предприятиях бывают ситуации, когда необходимо отменить поездку работнику в командировку. Причины этому бывают различные:

    • Задача, которую нужно было решить, была осуществлена до отправления;
    • Сотрудник-специалист внезапно заболел, в результате чего поездку нужно было отменить.

    О подобных ситуациях необходимо заранее позаботиться, а денежные средства вернуть обратно на счет компании. В отделе бухгалтерии предусматривается также срок возврата подобных денежных средств: как правило, трудящийся должен в течение трех рабочих дней до окончания срока сделать отчет и направить в бухгалтерию компании.

    Если служебная записка об отмене поездки была аннулирована, то срок возврата денежных средств нужно предусмотреть в виде условия, которое может быть трактовано в самом приказе. Но учтите некоторые особенности.

    Если в случае отмены командировки уже были израсходованы денежные средства, билеты на транспортное средство не удалось вернуть обратно, то сотрудник не сможет вернуть их обратно в кассу. Кроме того, он понесет дополнительные убытки.

    В этих случаях потребуется провозгласить приказ по поводу компенсации сотруднику стоимости билетов, которые не были использованы.

    Внимание! Эти расходы, как правило, вносятся в документы для снижения суммы налогообложения по доходу. Однако они должны соответствовать двум условиям:

    • Служебная поездка в другую компанию должна быть связана с получением дополнительного дохода;
    • Причина была представлена в соответствии с подтверждающими документами.

    Отмена командировки в связи с болезнью

    Оплата больничного не зависит от того, болеет ли сотрудник дома или находится в командировке. В любом случае ему понадобятся средства по временной нетрудоспособности. Первое, что необходимо сделать сотруднику по причине болезни — обратиться к врачу для того, чтобы ему был открыт больничный. Если же издается приказ об отмене служебной поездки в связи с болезнью, в качестве подтверждающего документа служит больничный лист. Его можно получить у лечащего врача.

    Образец

    Отмена командировки из-за погодных условий

    Если удалить эти приказы не представляется возможным и они находятся в журнале учета конкретной организации, то нужно сформировать повторный приказ об отмене служебной поездки.

    Например, это будет выглядеть так: в результате плохих погодных условий нужно отменить отправление Сидорова с такого-то по такое число.

    Также следует отменить приказ о направлении в командировку, включая командировочное удостоверение.

    Отмена суточных при командировках в 2018 году

    В 2017 году Министерство финансов издало приказ под номером 749, согласно которому термин суточные выплаты в период командировок по Российской Федерации отменяется. Если речь идет о зарубежных маршрутах, то их размер останется прежним. То есть в среднем общий размер будет от 40 до 50 долларов в США каждый день. Все зависит от конкретной принимающей стороны.

    Почему было принято подобное решение? Российская Федерация нуждается в дополнительных поступлениях в бюджет. Суточные на данный момент не только снижали поступления от НДФЛ, но и страховые взносы по причине отсутствия налогообложения.

    Читайте также  Как оформить ИНН физического лица?

    Учет невозвратных билетов при отмене командировки

    Если сотрудник купил билеты на самолет и они не подлежат возврату, это создаст определенные проблемы. Он может отказаться воспользоваться услугами перевозчика, при этом уплаченная за поездку плата не будет утверждена. Даже если служебная поездка была отменена, компания может учесть цену невозвратных билетов по причине иных расходов.

    При этом, в руках у вас должны быть следующие документы:

    • Приказ о том, что служебная поездка переносится или вовсе не учитывается;
    • Различные документы, которые подтверждают стоимость билетов;
    • Документ, который подтверждает, что вами был куплен билет. Это может быть справка компании перевозчика, дополнительное приложение к билету и тому подобное.

    Как оформить отмену командировки сотрудника?

    Отмена командировки оформляется так же, как и направление в служебную поездку. Иными словами, если был приказ на служебную поездку, то должен быть дополнительно приказ о том, чтобы ее перенести или не утвердить. После предоставления необходимо оформить отчет по невозвратным тратам. Дополнительно приложите подтверждающие документы о не возврате. Все денежные средства, которые он не успел израсходовать, должны быть возвращены обратно в кассу.

    Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (7 4,00 из 5)
    Загрузка…

    Источник: https://legionfg.ru/otmena-komandirovki-oformlenie-i-obrazec/

    Приказ об отмене командировки — образец

    Отмена командировки как оформить?

    Приказ об отмене командировки — образец его вы сможете загрузить на нашем сайте — обязателен при отказе организации от намерения направить работника в поездку. Изучим нюансы подготовки и составления такого приказа работодателем.

    Для чего нужен приказ об отмене командировки?

    Приказ об отмене командировки: структура документа

    Приказ об отмене командировки: порядок принятия документа

    Какой срок хранения установлен для приказов об отмене командировки?

    Итоги

    Для чего нужен приказ об отмене командировки?

    На основании данного приказа бухгалтерия организации осуществляет финансовые операции, обратные тем, что были проведены в соответствии с предшествующим приказом — об отправке сотрудника в командировку. При этом содержание таких операций зависит от того, в какой момент издан приказ об отмене поездки.

    Так, он может быть подписан:

    1. До выплаты командируемому аванса и суточных.

    В этом случае бухгалтерии не потребуется осуществлять каких-либо операций, поскольку выплата аванса и суточных — первая операция, что отражается в регистрах и рассматривается в качестве предмета учета.

    2. После выплаты аванса и суточных, но до совершения командируемым тех или иных расходов в поездке.

    В таком сценарии предполагается возврат аванса и суточных в полном объеме. На основании приказа об отмене командировки и дополняющих его документов (например, служебной записки, в которой содержится адресованное командированному предписание выйти на работу вместо поездки) бухгалтерия отражает в регистрах факт возврата денежных средств в кассу или на расчетный счет работодателя.

    3. После совершения командируемым тех или иных расходов в поездке.

    В этом случае на основании приказа бухгалтерия вправе потребовать от работника вернуть часть выданных ранее в порядке аванса денежных средств, а именно суммы, которые:

    • не включены в подтвержденные расходы на проезд и проживание;
    • превышают установленный лимит суточных расходов за дни, проведенные в командировке.

    Рассмотрим, в какой структуре может быть представлен рассматриваемый приказ.

    Приказ об отмене командировки: структура документа

    Приказ об отмене командировки включает:

    1. Наименование фирмы-работодателя.

    2. Наименование документа («Приказ об отмене командировки»), его номер, дату и место составления.

    3. Текстовый блок с формулировками мотивировочного характера, обосновывающими издание приказа.

    Здесь можно сослаться на документы, на основании которых командировка отменяется. Например, это может быть справка о болезни сотрудника или письмо от контрагента (к которому едет командируемый) о невозможности встречи по тем или иными причинам.

    4. Текстовый блок с формулировками резолютивного характера («приказываю»).

    Здесь отражается суть распоряжения руководства:

    • об отмене командировки сотрудника с указанием его Ф.И.О.;
    • об отмене предыдущих приказов и иных распорядительных актов, касающихся направления работника в командировку;
    • о возложении ответственности за исполнение приказа с указанием Ф.И.О. ответственного (это может быть работник бухгалтерии, если отмена командировки предполагает осуществление финансовых операций, или руководитель кадровой службы, если речь идет об определении дальнейшего графика работы командированного).

    5. Ссылки на приложения, которые могут быть представлены:

    • документами, на основании которых издается приказ (их копиями);
    • документами, которые аннулируются приказом (их копиями).

    Распорядительный акт подписывается директором. Подписи об ознакомлении с приказом ставят:

    • командированный сотрудник;
    • ответственные за исполнение документа.

    Скачать образец приказа вы можете на нашем сайте.

    Скачать образец

    Приказ об отмене командировки: порядок принятия документа

    Порядок, по которому осуществляется принятие рассматриваемого приказа, равно как и осуществление иных действий при отмене командировок сотрудников, устанавливается на уровне локальных актах работодателя. Например, в Положении о командировках.

    Это положение может регламентировать:

    • порядок принятия всех распорядительных документов организации, имеющих отношение к командировкам (включая приказы о назначении командируемых);
    • порядок отчетности сотрудников (например, в части предоставления отчетов, которые необязательны по закону, но желательны в силу сложившейся схемы документооборота в организации);
    • действия сотрудников, отвечающих за подготовку различных документов при оформлении командировок (или их отмене) в пределах своей компетенции.

    Узнать больше о специфике применения Положения о служебных командировках вы можете в статье «Положение о служебных командировках — образец-2017».

    Важно, чтобы приказ об отмене командировки был обоснованным. Поэтому его составлению может предшествовать сбор документов, удостоверяющих отсутствие необходимости или возможности отправить работника в поездку. Данная процедура входит в число тех, что могут регламентироваться на уровне локальных нормативов.

    Документы, отражающие причину отмены командировки (их примеры мы привели выше), становятся приложениями к приказу и хранятся в архиве организации столько же, сколько и сам распорядительный акт руководства.

    Какой срок хранения установлен для приказов об отмене командировки?

    Срок хранения приказов (и соответственно, приложений к ним, которые рассматриваются как часть документа) в архиве фирмы длительный — 75 лет (приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

    Можно отметить, что срок хранения ряда иных документов, связанных с командировкой, существенно меньше. Например, служебное задание и отчет о командировке (во многих случаях они представляют собой один документ — по унифицированной форме № Т-10а), если их использование предусмотрено локальными нормативами предприятия, должны находиться в архивах фирмы 5 лет, а если командировка зарубежная — 10 лет.

    Узнать больше о применении служебного задания и отчета о командировке вы можете в статье «Примеры указываемых в кратком отчете целей командировки».

    Следует иметь в виду, что нормы, зафиксированные в приказе № 558, распространяются не только на учреждения, которые подведомственны Министерству культуры, но и на другие государственные и частные организации (решение ВАС РФ от 06.09.2011 № 7889/11).

    Итоги

    В случае, если командировка работника по каким-либо причинам отменяется, руководство издает приказ об этом. На основании него бухгалтерия получает от работника не понадобившиеся ему аванс и суточные, корректируется при необходимости график работы командированного. В приказе отражаются причины отмены командировки, назначаются ответственные за его исполнение. Приказ и приложения к нему хранятся в архиве фирмы в течение 75 лет.

    Узнать больше об особенностях документального оформления командировок сотрудников вы можете в статьях:

    Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

    Подписаться

    Источник: https://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/prikaz_ob_otmene_komandirovki_obrazec/

    Как оформить отмену и перенос командировки?

    Отмена командировки как оформить?

    Зачастую возникают обстоятельства, которые могут препятствовать дальнейшему выполнению служебного задания. В таких случаях необходимо правильно осуществить операцию документального оформления отмены или переноса командировки.

    Рассмотрим основные вопросы и возникающие нюансы более подробно.

    Отмена командировки

    Чтобы отменить командировку, необходимо выяснить причины, подготовить пакет соответствующей документации и правильно отразить данный аспект в финансовой и бухгалтерской отчетности.

    Рассмотрим более подробно все эти нюансы.

    Причины

    Существует несколько обстоятельств, при которых возможно оформление отмены командировки.

    В связи с болезнью/больничным

    При возникновении у сотрудника временной нетрудоспособности служебную командировку необходимо отменить.

    Нахождение на больничном листе предполагает выплату государственного пособия по временной нетрудоспособности. В период болезни работник не может исполнять свои трудовые обязанности, в том числе служебное поручение.

    Таким образом, при возникновении временной нетрудоспособности сотрудника необходимо отозвать из командировки.

    Однако нахождение в командировке во время болезни допускается, но только при письменном согласии самого сотрудника.

    В таких случаях необходимо закрыть больничный лист и осуществлять трудовую деятельность в штатном режиме.

    По семейным/личным обстоятельствам

    Поскольку действующее законодательство не регламентирует семейные обстоятельства, при которых в обязательном порядке должен быть осуществлен отзыв работника из командировки, руководителям организации необходимо закрепить соответствующие положения в локальных нормативно-правовых актах по собственному усмотрению.

    Читайте также  Как оформить гостевой дом на участке ИЖС?

    Таким образом, возможность или невозможность отмены командировки по семейным или личным обстоятельствам будут зависеть от внутренних нормативных документов.

    Из-за погодных условий

    Регулирование вопроса отмены командировки из-за погодных условий, а также из-за прочих обстоятельств непреодолимой силы необходимо закрепить в соответствующих локальных актах.

    Как правильно оформить?

    Рассмотрим пошаговую инструкцию по правильному оформлению отмены служебной поездки:

    • сбор документации и выявление причин, вызвавших отмену командировки;
    • составление служебной записки с указанием на причины отмены;
    • издание приказа об отмене командировки;
    • возврат неиспользованной части аванса, предоставление авансового отчета.

    Документы

    Для оформления процесса необходим определенный пакет документации:

    • приказ;
    • служебная записка;
    • авансовый отчет;
    • документы, подтверждающие фактически понесенные расходы в командировке.

    Образец приказа:

    Образец служебной записки:

    Нужен ли авансовый отчет?

    Возможны две ситуации:

    Пример № 1:

    Обидин С.В. по направлению руководства должен был уехать в двухнедельную командировку. Однако в день отъезда сотрудник сильно заболел. Руководитель принял решение отменить поездку. Денежные средства Обидину были выданы три дня назад. Обязан ли он их возвращать?

    Решение:

    Работник не произвел расходов до того, как была отменена командировка. В таком случае он просто сдает денежные средства в кассу по приходному кассовому ордеру. В нем делается ссылка на приказ об отмене в качестве основания.

    Пример № 2:

    Савилова Н.Ю. пробыла в командировке 3 дня, после чего ей пришла телеграмма о смерти близкого родственника. Она позвонила директору, который принял решение отменить командировку. Что делать в таких случаях, когда определенная часть денежных средств уже была потрачена?

    Решение:

    Сотруднику необходимо составить авансовый отчет по форме № АО-1, а остаток денежных средств сдать в кассу.

    [/su_box]

    Финансовая и бухгалтерская сторона вопроса
    Рассмотрим более подробно некоторые финансовые и бухгалтерские нюансы, которые могут возникнуть.

    Особенности возврата расходов

    Все неиспользованные денежные средства, выданные сотруднику в качестве аванса, должны быть возвращены в кассу не позднее, чем через три рабочих дня после выхода на работу в связи с отменой служебной поездки.

    Подтверждающим документом об использованных средствах будет являться авансовый отчет по форме АО-1:

    Авансовый отчет-ao-1

    Возврат командировочных

    Неиспользованные командировочные необходимо вернуть в кассу предприятия пропорционально количеству дней командировки, которые были отменены.

    Налоговые последствия

    Для целей исчисления налога на прибыль следует документально обосновать потери и расходы, возникшие в связи с отменой командировки:

    • удержанные компанией-перевозчиком суммы при возврате билетов следует включить в состав внереализационных расходов на дату признания;
    • цену первоначально купленного билета за вычетом возвращенной суммы учесть в составе прочих расходов производства и реализации.

    Проводки

    Пример бухгалтерских проводок при отмене командировки:

    Д-т К-т Наименование хозяйственной операции
    71 50 Выданы средства из кассы
    20 71 Списание издержек на билеты без НДС
    20 71 Списание издержек на гостиницу без НДС
    20 71 Списаны суточные
    50 71 Сотрудником возвращен остаток средств в кассу

    Перенос служебной поездки

    Иногда возникает необходимость не в отмене, а в переносе даты служебной поездки.

    Причинами переноса могут являться:

    • семейные обстоятельства;
    • обстоятельства непреодолимой силы;
    • болезнь сотрудника;
    • производственная необходимость переноса.

    Как оформить?

    Перенос оформляется следующим образом:

    • выявление причин, по которым возник перенос командировки;
    • составление служебной записки с указанием на причины переноса;
    • издание приказа о переносе командировки.

    Если суточные были выплачены

    Предприятие может вернуть суточные из расчета фактического пребывания сотрудника в командировке.

    Возврату будет подлежать сумма денежных средств, исходя из количества фактически не проведенных вне места работы дней.

    Если работник успел потратить все денежные средства, организация может:

    •  потребовать возмещения путем удержания необходимой суммы из дохода следующего расчетного периода работника;
    • не требовать возмещения.

    Если средства не были получены работником

    Если сотрудник не получил денежные средства, возврат остатка в кассу не производится.

    В некоторых случаях возникает необходимость в отмене и переносе командировки.

    Вне зависимости от обстоятельств, необходимо правильно оформить данный процесс и подготовить документацию – составить служебную записку, издать приказ и оформить возврат денежных средств от сотрудника.

    Внимание!

    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

    Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

    Источник: http://kadriruem.ru/otmena-i-perenos-komandirovki/

    Отмена командировки: когда можно отменить поездку по ТК РФ, оформление в связи с отпавшей необходимостью, по семейным обстоятельствам, образец приказа

    Отмена командировки как оформить?

    Направление работников в служебную поездку осуществляется в соответствии со статьей 166 Трудового кодекса России, а также Положения, утвержденного Правительством Российской Федерации № 749.

    В связи с тем, что запланированные командировки несут за собой ряд обязательств для работодателя (например, выплата бухгалтерией предприятия (организации) направляемому сотруднику командировочных), отмена поездок для выполнения трудовой функции не по месту постоянной работы также регламентирована действующими нормативно-правовыми актами.

    [upto]

    Как отменить в связи с отпавшей необходимостью?

    Выше указывались причины, по которым служебная поездка может быть отменена.

    Одним из таких оснований, не зависящем от самого работника, является прекращение необходимости в осуществлении последним своей трудовой функции не по месту основной работы (например, был издан приказ о командировании механика предприятия (организации) на другое предприятие (в организацию) для устранения неисправности техники, однако еще до начала командировки принимающая сторона уведомила об устранении поломок собственными силами).

    Указанный документ должен содержать информацию о причинах, по которым работник направлялся в служебную поездку и в связи с чем в ней отпала необходимость.

    На основании служебной записки оформляется приказ об отмене командировки с описанием последствий такого решения (возврат работником остатка аванса на командировку, сдача проездных документов, если они уже были приобретены, внесение изменений в документацию бухгалтерской отчетности и т.п.).

    Законом запрещено вносить коррективы в приказ о направлении в служебную поездку, следует оформлять два отдельных документа.

    По семейным обстоятельствам

    Несмотря на то, что семейные основания могут служить основанием для отмены командировки, законодатель не предусмотрел их подробный перечень, считающийся уважительным для соответствующего ходатайства (однако, закон указывает категории граждан, которых нельзя направлять в поездки для реализации своих трудовых функций и таких, от которых обязательно требуется письменное соглашение – беременные, родитель ребенка до достижения последним 36 месяцев, граждане, имеющие на иждивении нетрудоспособных родственников и пр.).

    Принимать решение о весомости личных обстоятельств работника для того, чтоб отменить его направление в служебную поездку, должен работодатель.

    В случае, когда у сотрудника возникли личные непредвиденные ситуации, в связи с которыми он не может покинуть место постоянной работы, ему следует написать на имя начальника (лица, которым подписан приказ о направлении в командировку) служебную записку с детальным изложением случившегося и ходатайством об отмене командировки.

    Для удовлетворения прошения начальством, необходимо подкрепить записку подтверждающими документами (например, медицинской справкой о болезни близкого родственника).

    Если женщина на момент издания и подписания приказао направлении в служебную поездку не знала о своей беременности, она также имеет право предоставить соответствующие ведомости своему руководству в служебной записке, что станет законным основанием невозможности направления ее в какие-либо командировки.

     Что делать с купленными билетами?

    Если отмена командировки происходит прямо перед ее началом, как правило, часть авансового платежа уже израсходована.

    Одной из основных статей расходов указанного платежа является оплата проезда к месту командировки – приобретение проездных билетов.

    При принятии решения о снятии задачи поездки для выполнения рабочей функции не по основному месту работы, работника уведомляют о необходимости предоставления в ближайшие три рабочих дня авансового отчета и сдаче проездных билетов.

    Если же компания перевозчика не предусматривает возможность сдать проездные документы, они сдаются в бухгалтерию вместе с отчетом.

    Образец приказа

    Приказ об отмене командировки оформляется начальством и должен содержать следующие ведомости:

    • Название командирующей организации и данные руководителя;
    • Сноски на служебную записку, которая будет являться основанием для отмены командировки;
    • Данные о приказе, который отменяется;
    • Должность сотрудника, относительно которого рассматривалась служебная записка, его ФИО;
    • Действия, которые следует произвести работнику в связи с отменой командировки и сроки их исполнения (сдача отчета, командировочного удостоверения, авансового платежа и пр.).

    Приказ подписывается руководителем и подается на ознакомление работнику.

    Так выглядит образец:

    Выводы

    Законодатель предусматривает возможность отмены или переноса служебной поездки. Решение о снятии с повестки командировки принимает руководство на основании служебной записки.

    Не смотря на исчерпывающий перечень уважительных причин для отмены командировки, окончательное решение принимается по рассуждению работодателя.

    [upto]

    Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/komandirovka/vazhnoe-kom/otmena-kom.html